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Ferran Pi Roca
01/12/2019
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Reunión: ¿Cuál es el problema?

 

La reunión estaba en su punto de clímax. Más allá de las expresivas caras de los reunidos, todos expectantes por la intervención de los Navy Seals que acabarían con la vida de Bin Laden, la foto muestra un detalle interesante. No me refiero al documento secreto que aparece pixelado por razones de seguridad. El detalle es que nadie sostiene ni aparece ningún teléfono móvil en toda la sala

Así eran las reuniones con Obama: nada de móviles, nada de twitts. Hace un tiempo pensaba que eso no iba conmigo. Que perfectamente podía hacer multitareas sin problemas asistiendo a reuniones con el móvil.  Pero estaba equivocado.

La multitarea nos hace estúpidos ya que hacer varias cosas a la vez no nos hace más rápidos sino que nos hace peores en todas las tareas simultáneas. 

 

Entonces, ¿qué tenemos sobre las reuniones efectivas?

Sólo asista la gente necesaria, con una agenda preparada, con inteligencia y foco en resolver una pregunta clave: ¿Cuál es el problema que nos ha convocado? 

En las reuniones no se trata de hablar “de algo” (por ejemplo podemos hablar de fútbol durante horas sin resolver ningún problema de ese deporte). Se trata de “resolver un problema concreto” y no dar por terminada una reunión hasta no tener un plan de acción para implementar. Implementar es el arte de lograr que las cosas se hagan (una característica de liderazgo). No se trata sólo de “hacer seguimiento”, sino de tener la habilidad de que se ejecute lo que haya que hacer, venciendo resistencias y obstáculos.

 

Blackberrys, cell phones and communications devices are tagged with post-its during a briefing on Afghanistan and Pakistan in the Cabinet Room of the White House, March 26, 2009. (Official White House Photo by Pete Souza).

 

A los “móviles fuera” y a la pregunta: “¿cuál es el problema?”, le añadimos tres normas regidas por el principio de “mejor poco, pero bueno” y “si es breve es dos veces bueno”:

 

Norma primera:

Pocas reuniones. Cuando sean imprescindibles y con la duración justa (aplace siempre las reuniones con cualquier imbécil que le haga perder el tiempo). Al igual que fregar los platos, a las reuniones no hay que dedicarles más que el tiempo “suficiente”.

 

Norma segunda:

Pocas personas. También las imprescindibles y puntuales (cuando se menciona a alguien que no ha sido invitado en la reunión hay que sopesar traerlo para evitar suposiciones y confusiones sobre cuál puede ser su opinión que consideramos relevante. Mejor todos juntos ahora para evitar futuras reuniones).

 

Norma tercera:

Que aporten mucho, con claridad, honestidad y con una agenda establecida a priori (con las aplicaciones es muy fácil invitar a reuniones, pero si no se acompaña con agenda no debiera haber reunión. Así se obliga al organizador de la reunión a considerar el propósito de la misma, quién debe asistir y si realmente es necesaria). 

Cuando digo aportar quiero decir ofrecer valor, no simplemente dar una opinión vaga sin consistencia.

 

 

La honestidad que duele

Definir “¿cuál es el problema?” nos acerca a ser transparentes en la reunión. Sin embargo alguien debería encargarse de hacer preguntas “incómodas”, o “verdades incómodas” o “preguntas difíciles”. ¿No queremos ser capaces de resolver el problema? Entonces habrá que ser honestos. Recordemos el cuento del “traje nuevo del emperador”.

Al mismo tiempo todos necesitamos a alguien que nos diga la verdad. Lo necesitaba el presidente Obama y lo necesita cualquier empleado o consultor freelance. Lo necesita usted. Nos hace falta un ambiente de honestidad que esté dispuesto a decirnos toda la verdad y nada más que la verdad. Tal como es. Aunque duela.

Todo lo anterior también vale para las reuniones virtuales.

En las metodologías ágiles como Scrum, desperdiciar es delito. Por tanto existen distintos tipos de reuniones con fines, periodicidad y duración distintas y adecuadas en cada caso, donde la productividad es el principal valor. Hay que ver todo en panorama estratégico, pero actuar táctica y rápidamente (observar, orientarse, decidir y actuar). Formarnos en metodologías ágiles es muy recomendable.

 

 

En 8TEAL nos gusta mucho a través de reuniones presenciales y virtuales tener conversaciones frecuentes con las personas. Poder conversar no sólo de los objetivos sino también de las aspiraciones de la gente, de sus impresiones y sus ideas. Es agradable conseguir que las personas no tengan que ponerse una máscara para ir a trabajar porque las conversaciones frecuentes generan confianza.

En la metodología de los OKR´s, todos tienen la palabra. Se realizan conversaciones sobre los objetivos y se hace una reflexión sobre ellos. Conversaciones para actualizar los progresos. Para dar orientación. Feedback y hacer un seguimiento de la progresión profesional.

 

La columna del liderazgo es la comunicación

¿El Power Point no es aconsejable? Depende de cómo lo uses. Algunos líderes lo prohíben. No deja de ser una herramienta que hay que saber usar. Alguien dijo que “las plumas tienen más fuerza que las espadas. Pero no hay nada que pueda compararse con las cuerdas vocales”. Aprender a contar una historia. Se trata de aprender a comunicar, algo que es extremadamente difícil y hay que aprender todos los días. 

Aprender a hacer presentaciones en las reuniones es siempre un reto.

Respecto al Power Point tal vez mejor dejarlo de utilizar si no sabemos comunicar. La próxima vez que estemos tentados a utilizarlo podemos aprender de lo que hace Marco Tempest.

 

¿El último recurso?

Las reuniones debieran ser el último recurso, para dejar a las personas tiempo para que puedan hacer un trabajo que aporte valor y para hacer cosas que importan

No obstante, a veces también habrá que hacer un viaje de muchos kilómetros para hacer aunque sea una breve reunión de pocos minutos, si con ello podemos destrabar un problema y hacer lo que haga falta y más, para avanzar.

 

¿Qué opina usted?

 

Muchas gracias.

 

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